aespesoft.com Sudah Di Upgrade

Halaman ini adalah informasi lama, aespesoft.com, sudah di perbaharui dengan sistem web server wordpress untuk memiliki style blog, agar mudah memberikan informasi-informasi yang lebih baru pada pelanggan, silahkan ikuti informasi yang lebih baru di http://www.aespesoft.com/apotek, untuk informasi mengenai Software Apotek AKUA.








Apotek Tanpa Sistem Informasi Manajemen (SIM)

Pengelolaan informasi apotek biasanya dikerjakan secara manual. Tanpa penggunaan SIM, maka pendataan transaksi jual beli dan inventori apotek dicatat dalam buku.

Kelemahan – kelemahan yang dapat ditemukan dalam kasus ini ialah :

  • Membutuhkan waktu lebih lama dalam melayani transaksi pembayaran, karena harus dihitung secara manual atau dengan kalkulator.
  • Memerlukan waktu untuk memantau inventori stok obat yang ada (stock opname).
  • Memerlukan waktu dalam pembuatan laporan – laporan, karena karyawan harus membuka kembali data-data yang ada, sehingga pekerjaan menjadi kurang efektif.
  • Kemungkinan adanya data – data yang hilang karena tidak / lupa tercatat.

Apotek Dengan Sistem Informasi Manajemen (SIM)

SIM Apotek (Drugstore Software / Software Apotek / Perangkat Lunak Untuk Apotek) dibuat untuk menangani bagian point of sales kasir dan inventori dari suatu apotek, yaitu dengan cara menyediakan kemampuan untuk menangani transaksi beli dan jual secara resep dan non resep (untuk apotek yang merangkap sebagai swalayan) yang dibayar tunai ataupun kredit. Juga untuk menyajikan laporan laporan sehingga keputusan yang diambil manajer lebih tepat sasaran.

Sistem applikasi ini dirancang untuk digunakan secara mudah baik dengan keyboard dan mouse atau dengan barcode scanner sebagai alat memasukkan data. Sehingga pekerjaan dapat diselesaikan dengan cepat. Laporan yang disediakan ada dua macam yaitu laporan standar yang terdiri dari 17 macam dan laporan statistik / analisa trend yang terdiri dari 4 macam. Dengan banyaknya laporan yang disediakan, maka akan cukup untuk memenuhi lingkup proses di apotek. Masing masing tipe laporan tersebut bisa dihasilkan dengan rentang waktu yang flexible yang bisa ditentukan sendiri, sehingga memudahkan untuk pengamatan hasil kerja atau berjalannya manajemen dari apotek.

Kelebihan – kelebihan (lebih detail ada dibagian bawah) yang diperoleh apotek dengan menggunakan SIM ini adalah :

  • membutuhkan waktu yang lebih singkat dalam melayani transaksi pembayaran, karena SIM atau mesin kasir dapat menghitung secara automatis
  • Pemantauan inventori / stok obat yang ada dapat dilakukan secara cepat
  • Pengambilan keputusan yang lebih tepat sasaran, misalnya pemilihan produk / obat obat mana saja yang lebih diperbanyak karena dengan menggunakan laporan statistik, bisa diketahui produk / obat obat mana saja yang paling diminati masyarakat (paling laris).

Informasi Detail Mengenai :
SISTEM INFORMASI MANAJEMEN (SIM)
APOTEK

Penggunaan Applikasi :
Aliran proses dari penggunaan SIM Apotik ini adalah, pengisian data, melakukan transaksi kemudian pembuatan laporan dan analisa statistik produk.
Hak Akses untuk applikasi bisa dibatasi dari menu sekuriti, sehingga sebagai misal tidak sembarang orang bisa melakukan transaksi penjualan, pembuatan laporan dan lain lain. Semua aktivitas dari setiap pengguna dalam pemakaian applikasi ini tercatat secara rinci mendetail, dan hanya bisa dilihat oleh pengguna dengan hak administrator sehingga penyalahgunaan applikasi bisa di minimalisir.

Manajemen Data :
Data data yang bisa di dimasukkan ke dalam sistem dan kemudian di pergunakan untuk mendukung kerja applikasi adalah data Kategori Produk, data Supplier, data Produk, data Racikan, data Obat Sejenis (Alternatif), data Pelanggan, data Dokter dan data Instansi/Penjamin Pelanggan. Data data diatas harus diisi terlebih dahulu supaya transaksi bisa dilakukan dengan benar dan laporan bisa dibuat dengan baik.

Manajemen Transaksi :

Transaksi ada 2 macam yaitu Penjualan dan Pembelian. Tipe transaksi Penjualan terdiri dari 3 macam yaitu :
1. Penjualan Tanpa Resep, untuk apotek yang juga menjual selain obat dengan resep dokter
2. Penjualan Resep Tunai , untuk pelayanan resep dokter dengan pembayaran secara cash.
3. Penjualan Resep Kredit, untuk pelayanan resep dokter kepada pelanggan yang pembayarannya bisa dikredit atau pelanggan tersebut tagihannya ditanggung oleh perusahaan tempat dia bekerja.

Seluruh transaksi penjualan bisa digunakan secara multi entri, artinya bila sedang melayani seorang pelanggan, kemudian ada gangguan (misal dia hendak mengambil obat lain) sehingga belum bisa diselesaikan, kasir bisa membuka transaksi penjualan baru untuk pelanggan berikutnya. Saat pelanggan tadi kembali, transaksi untuk dia bisa dilanjutkan kembali atau bisa juga satu pelanggan hendak bertransaksi non resep dan resep secara sekaligus, maka kasir bisa membuka dua layar transaksi yaitu transaksi non resep dan transaksi resep tunai/kredit.

Tipe transaksi Pembelian juga terdiri dari 2 macam yaitu Pembelian Tunai dan Pembelian Kredit. Dari transaksi pembelian ini bisa diisikan nomer Batch dan expired date dari tiap produk yang dibeli.

Dari Penjualan dan Pembelian Secara kredit maka tentunya akan ada piutang maupun hutang, penanganan masalah piutang dan hutang yang sudah terlunasi juga bisa diakses dari manajemen transaksi ini.

(klik gambar disamping untuk melihat gambar yang lebih besar)

Entri saat transaksi Penjualan maupun Pembelian, saat harus mengisikan kode produk bisa dilakukan dengan barcode scanner untuk memudahkannya, bisa juga dengan keyboard memilih daftar produk yang tersedia. Saat Transaksi jual akan ada option untuk memilih apakah akan mencetak bon atau tidak, seandainya tidak tercetak tapi ternyata dibutuhkan oleh client, maka bon bisa dicetak dengan utility re-print, sehingga bon bisa dicetak kapan saja.

Selain transaksi normal diatas, disediakan juga menu transaksi retur, baik untuk penjualan maupun pembelian, serta modul pemesanan yang akan membuat surat pesanan, dari pesanan ini bisa dirubah menjadi pembelian, saat pesanan tersebut tiba.

Laporan :
Laporan ada 3 macam yaitu Laporan Standar, Statistik / Analisa Trend dan Laporan Dengan Data Detail, Laporan Standar terdiri dari 25 macam laporan yaitu :

  1. Penjualan (informasi produk produk yang dijual di group per hari),
  2. Penjualan / Kategori
  3. Pembelian,
  4. Kredit Jatuh Tempo (untuk pembelian produk secara kredit),
  5. Keuntungan,
  6. Hutang,
  7. Piutang,
  8. Stok Reorder (untuk informasi produk produk yang harus di order ulang),
  9. Stok Opname (informasi produk produk yang dikurangi atau ditambahi secara manual saat stok opname),
  10. Produk Expired,
  11. Data Instansi,
  12. Data Dokter,
  13. Komisi Per Dokter,
  14. Komisi Per Obat (untuk komisi akan ada data bila di data produk diisikan persentase komisi yang harus diberikan kepada dokter yang memberikan resep produk tersebut),
  15. Pasien Per Dokter,
  16. Data Pelanggan,
  17. Data Supplier
  18. Data Produk
  19. Data Racikan
  20. Data Obat Sejenis
  21. Retur Penjualan
  22. Retur Pembelian
  23. Data Nilai Produk
  24. Penjualan Resep Tunai Dengan Data Nomor Resep
  25. Penjualan Resep Kredit Dengan Data Nomor Resep

Laporan laporan diatas bisa dibuat berdasar rentang waktu yang flexible yaitu hari ini, antara 2 tanggal atau keseluruhan data yang ada di buat laporannya.

Laporan Statistik digunakan untuk mengamati pada periode periode yang dipilih, produk produk mana saja yang jumlah jual atau nilai jualnya yang paling baik, sehingga keputusan yang tidak merugikan untuk pengadaan suatu produk bisa dilakukan dengan mempertimbangkan minat masyarakat terhadap produk berdasarkan statistik yang dihasilkan tersebut, Sedangkan Analisa Trend digunakan untuk mengamati naik turunnya jumlah atau nilai jual dari setiap produk berdasar rentang waktu yang dipilih, baik secara per minggu (pengamatan per hari), per bulan (pengamatan tiap 10 hari ) dan per tahun (pengamatan per kuartal atau per bulan)

Laporan Dengan Data Detail digunakan untuk melihat data pasien/pelanggan yang di kelompokkan per Dokter atau per Instansi, berguna untuk melihat berapa banyak pasien yang di tangani seorang dokter yang praktek di apotek atau untuk klaim biaya pada instansi yang bekerja sama dengan apotek.

(klik gambar diatas untuk melihat gambar yang lebih besar)

Tools :
Disini adalah fitur fitur dari applikasi untuk melihat aktivitas yang dikerjakan pada applikasi ini atau untuk memaintenance applikasi diantaranya adalah :

  1. Sekuriti (untuk memberi hak akses kepada pengguna, apakah dia hanya bisa menangani transaksi penjualan saja, pembelian saja, apakah bisa membuat laporan dll),
  2. Options (menu untuk setting applikasi, misal nomer invoice berikutnya, alamat apotik, persentase PPn dll),
  3. Aktivitas Pengguna yaitu History login (pencatatan tanggal dan jam pemakaian applikasi oleh setiap pengguna),
  4. Histori Pembelian baik secara transaksi (untuk melihat item item apa saja yang dibeli) maupun per-item (kapan saja item tersebut dibeli),
  5. Histori Penjualan baik secara transaksi maupun per-item,
  6. Histori Arus Barang yaitu informasi mendetail mengenai keluar masuk item barang
  7. Histori Penghapusan Transaksi,
  8. Histori Pemesanan (untuk melihat informasi pembuatan surat pemesanan ke supplier)
  9. Histori Perubahan Harga
  10. Stok Opname (penyesuaian jumlah produk yang dicatat dalam sistem dengan jumlah sebenarnya, baik penambahan maupun pengurangan),
  11. Stok Reorder (informasi mengenai produk produk mana saja yang harus di order ulang)
  12. Posisi Stok (semacam kartu stok yang akan menginfokan jumlah saat terjadi perubahan item baik pembelian, penjualan retur maupun stok opname)
  13. Layar Peringatan/Alert, yaitu informasi mengenai item yang akan kadaluarsa dan harus di tambah karena memiliki jumlah dibawah batas stok minimal

Khusus untuk applikasi single client maka ada menu khusus yaitu Compact Database (berguna untuk membuat database menjadi padat dan ukurannya menjadi lebih kecil sehingga operasi akan lebih cepat) dan Backup Database (menduplikasi database dan menyimpannya dengan nama lain). Untuk applikasi multi client tidak diperlukan menu ini karena manajemen database dilakukan oleh software database tersendiri yaitu Microsoft SQL Server.

Variasi Versi Software :
Applikasi SIM ini terdiri dari 2 versi yaitu versi single client dan multi client , secara fungsional, fitur dan kemampuan 2 versi ini adalah sama, perbedaannya adalah :

  • Single Client
    • applikasi versi ini sebaiknya dipilih bila pekerjaan dan pemantauan keseluruhan sistem apotek dilakukan pada satu komputer saja, berguna untuk apotek apotek ukuran menengah ke bawah
    • database yang digunakan adalah database Microsoft Access, dengan data maksimum sebesar 1 Gigabytes
  • Multi Client
    • applikasi ini dipilih bila pekerjaan dan pemantauan keseluruhan sistem apotek bisa dilakukan di lebih dari 1 komputer, dan komputer komputer ini terhubungan dengan jaringan ethernet, berguna untuk apotek berukuran menengah ke atas dengan banyak kasir.
    • database yang digunakan adalah database Microsoft SQL Server dengan kapasitas maksimum sangat besar hampir tidak terbatas sesuai kemampuan operating system
    • minimal pembelian 2 buah.

  • Kebutuhan Software :
    Applikasi ini membutuhkan sistem operasi yang berbasis windows mulai dari versi windows 98, ME, NT, 2000 hingga XP. Monitor yang digunakan adalah flexibel, tapi minimal sebaiknya harus mampu berada dalam resolusi 800x600 pixel. Khusus untuk applikasi yang multi client maka operating system minimal adalah Windows 2000.

    Kebutuhan Hardware :
    Secara mendasar, applikasi ini akan berjalan pada konfigurasi hardware komputer yang bisa mendukung sistem operasi diatas. Semakin cepat konfigurasi hardware komputer, maka semakin cepat pula applikasi ini dapat berjalan. Printer yang sudah di tes berjalan dengan baik adalah Printer Epson LX-300, khusus untuk applikasi multi client maka komputer yang digunakan harus dilengkapi dengan network card sehingga bisa terhubung dengan komputer lainnya dalam jaringan komputer.

    Harga :

    Contact Untuk Pembelian / Pertanyaan :

  • agungsp2000@yahoo.com (mohon baca note)
    Alhamdulillah, Aplikasi yang saya develop sudah cukup matang (> 3 tahun) dan sampai saat ini belum ada laporan error dari klien saya, jadi walaupun tidak dihandel full day oleh saya, Insya Allah Aplikasi sudah stabil dan dilengkapi dengan file help yang cukup detil (kurang lebih 100 topik)
  • CD Demo dan Pembayaran :

    CD demo akan dikirimkan setelah mengirimkan down payment sebesar Rp 100.000,00 aplikasi dalam cd demo ini berfungsi penuh (kecuali mencetak) selama 2 minggu, setelah itu aplikasi tidak bisa berjalan lagi.

    Setelah dua minggu aplikasi diputuskan jadi dibeli maka aplikasi bisa berfungsi penuh kembali sesudah dimasukkan serial number. serial number bisa didapatkan via sms setelah biaya sudah ditransfer penuh. Bila setelah 2 minggu aplikasi tidak jadi dibeli maka mohon maaf biaya tidak bisa dikembalikan.

    Berikut adalah foto dari bentuk Demo CD yang akan dikirimkan.

    (klik gambar diatasuntuk melihat gambar yang lebih besar)

    Download :

    Untuk melihat hasil hasil capture dari aplikasi lengkap dengan keterangan dan panduan penggunaan aplikasi, beserta pembahasan mendetail lebih dari 80 topik, mulai dari cara instalasi aplikasi, instalasi database, memulai entri, manajemen sistem, pembuatan laporan, hingga cara backup dan restore database juga daftar pertanyaan pertanyaan yang sering ditanyakan dan lain sebagainya, silahkan download file help berikut dari link dibawah ini, sebelumnya silahkan lihat peta isi dari help tersebut disini

    Tapi untuk menghemat bandwidth untuk kemudahan upload dan download (ukuran asli adalah 5,5 MB), beberapa topik yang cukup besar dihilangkan dari file help ini, seperti Instalasi Database, Migrasi Data dari AKUA Single ke AKUA Multi client dan beberapa lainnya, tapi proses kerja aplikasi masih di ceritakan secara mendetail, versi lengkap akan disertakan pada CD Installer.

    File ini dipecah menjadi 5 file yaitu download ke lima file ini, kemudian rename file Help Apotek.oxe menjadi Help Apotek.exe dan jalankan file exe tersebut untuk menggabungkan lima file menjadi Help Apotek.zip

    File 1 (Help Apotek.oxe - 450 KB, sebagai penyatu, rename dari .oxe menjadi berakhiran .exe)
    File 2 (Help Apotek.c00) - 450 KB
    File 3 (Help Apotek.c01) - 450 KB
    File 4 (Help Apotek.c02) - 450 KB
    File 5 (Help Apotek.c03) - 264KB

    Note :

    Berhubung sering munculnya ide ide baru atau saran dari partner-partner maupun sumber referensi, kemungkinan fitur-fitur dari software yang didapatkan saat dibeli akan lebih baru dari yang dijelaskan diatas, update adalah gratis, link update hanya diberikan pada pihak yang sudah membeli dan diberikan via sms, link update akan terus berubah.

    Untuk mengikuti perkembangan terbaru silahkan mengikuti blog aespesoft di http://aespesoft.blogspot.com.

    Import Data :

    Bila client sudah memiliki data base yang tersimpan di file berformat EXCEL dari aplikasi sebelumnya, bisa saya bantu untuk dilakukan import data ke aplikasi saya, biaya adalah gratis untuk jumlah dibawah 5000 item, diatas itu kena biaya Rp 100.000,-, pastikan dalam file tersebut terdapat data data berikut :

  • Kode Barang
  • Nama Barang
  • Kategori
  • Satuan Beli
  • Satuan Jual
  • Perbandingan Satuan Beli dan Jual (Pengali) [default = 1]
  • Jenis Item (hanya apakah = OBAT atau NON OBAT) [default = OBAT]
  • Harga Beli [default = 0]
  • % Keuntungan [default = 0]
  • Harga Jual [default = [Harga Beli]/Pengali ditambah Nilai % Keuntungan]
  • Batas Minimal Untuk Di reorder [default = 0]
  • Nama Supplier [default = NO NAME]
  • Keterangan (indikasi, kontra indikasi dsb) [default = -]

    Dari data diatas, yang diberi huruf tebal WAJIB ADA, untuk data lainnya, bila tidak disediakan maka nilai default yang akan diberikan.

    Pastikan juga tiap item hanya diwakili satu baris.
  •  

    [Top]


    Copyright © aespesoft.com 2005